Обзор: - Должная осмотрительность при выборе контрагента: стандарт 2025 - пошаговый гайд

Должная осмотрительность при выборе контрагента - это совокупность действий налогоплательщика, направленных на подтверждение реальности сделки и добросовестности партнёра, достаточная для защиты права на налоговый вычет и учёт расходов. После принятия статьи 54.1 НК РФ и формирования устойчивой практики Верховного Суда РФ стандарт существенно изменился: формальный пакет документов больше не защищает. ФНС оценивает, мог ли налогоплательщик знать о нарушениях контрагента и предпринял ли разумные меры для их выявления.

Бизнес, который продолжает работать по старой модели - запросил устав, распечатал выписку из ЕГРЮЛ и считает себя защищённым, - несёт реальный риск доначислений. Цена вопроса: НДС и налог на прибыль за несколько лет, штраф от 20 до 40% от недоимки, пени. В этом материале разбираем, что именно требует ФНС сегодня, как выстроить процедуру проверки и где компании теряют защиту.

До 2017 года стандарт осмотрительности строился на Постановлении Пленума ВАС РФ о необоснованной налоговой выгоде. Статья 54.1 НК РФ, вступившая в силу в 2017 году, закрепила два самостоятельных условия для учёта расходов и вычетов: операция должна быть реальной, и её исполнение должно быть возложено на лицо, указанное в договоре, либо на лицо, которому это обязательство передано по закону или договору.

Верховный Суд РФ в обзорах судебной практики уточнил: налогоплательщик не несёт ответственности за нарушения контрагента, если не знал и не должен был знать о них. Ключевое слово - «должен был знать». Именно здесь возникает зона риска: суд оценивает, были ли приняты меры, соразмерные характеру и масштабу сделки.

Позиция ФНС, изложенная в письмах и методических рекомендациях, добавляет практический слой: налоговый орган анализирует не только документы, но и обстоятельства выбора контрагента. Как нашли поставщика, кто вёл переговоры, есть ли деловая переписка, встречались ли стороны лично - всё это становится предметом допросов и истребования документов в ходе выездной проверки.

Налоговый орган при анализе сделки с контрагентом оценивает несколько групп обстоятельств.

Первая группа - признаки реальности контрагента как субъекта хозяйственной деятельности. Проверяется наличие персонала, основных средств, складских и производственных помещений, расходов, характерных для заявленного вида деятельности. Компания, у которой нет ни одного сотрудника и нет арендных платежей, но которая якобы поставила товар на десятки миллионов рублей, вызывает очевидные вопросы.

Вторая группа - налоговые разрывы. АСК НДС-2 автоматически сопоставляет книги покупок и продаж по всей цепочке. Если контрагент или его субподрядчик не отразил реализацию или не уплатил налог, система фиксирует разрыв. Наличие разрыва само по себе не является доказательством вины налогоплательщика, но запускает углублённую проверку.

Третья группа - обстоятельства выбора контрагента. Инспекция задаёт вопрос: почему выбрали именно этого поставщика? Если ответ сводится к «нашли в интернете» или «предложили хорошую цену», а деловой переписки нет, это слабая позиция. Сильная позиция - задокументированный процесс отбора с коммерческими предложениями от нескольких участников, обоснованием выбора, перепиской с конкретными представителями контрагента.

Четвёртая группа - совпадение IP-адресов, телефонов, адресов регистрации, аффилированность через общих учредителей или директоров. Это признаки подконтрольности, которые переводят спор в плоскость статьи 54.1 НК РФ с более жёсткими последствиями.

Чтобы получить чек-лист признаков проблемного контрагента, которые ФНС использует при проверке, направьте запрос на info@bizdroblenie.ru.

Стандарт осмотрительности - это не разовое действие, а процедура. Разберём инструменты по уровням.

Открытые реестры и сервисы ФНС. Сервис «Прозрачный бизнес» позволяет проверить статус компании, наличие задолженности, дисквалифицированных руководителей, массовые адреса регистрации. Это минимальный уровень, который должен быть зафиксирован документально - скриншот с датой.

Выписка из ЕГРЮЛ. Актуальная выписка подтверждает, что контрагент зарегистрирован, его руководитель соответствует данным договора, компания не находится в процессе ликвидации или реорганизации. Выписку нужно получать непосредственно перед подписанием договора, а не хранить годовалую копию.

Бухгалтерская отчётность. Публичная отчётность в ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчётности) позволяет оценить масштаб деятельности контрагента. Если компания заявляет выручку в 500 млн рублей, а в отчётности - ноль, это сигнал.

Коммерческие системы проверки. Специализированные сервисы агрегируют данные из множества источников: арбитражные дела, исполнительные производства, связанные компании, история адресов. Использование таких систем само по себе не гарантирует защиту, но документирует факт проверки.

Запрос документов у контрагента. Стандартный пакет включает: устав, свидетельство о постановке на учёт, решение о назначении руководителя, лицензии (если деятельность лицензируемая), справку об отсутствии задолженности перед бюджетом. Для крупных сделок - бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах.

Деловая переписка и переговоры. Переписка по электронной почте, мессенджерам, протоколы встреч - всё это формирует доказательную базу реальности деловых отношений. Распространённая ошибка - вести переговоры устно, а потом обнаружить, что подтвердить факт взаимодействия нечем.

Сценарий первый: малый бизнес, разовая поставка на 3 млн рублей. Компания на общей системе налогообложения закупила материалы у нового поставщика. Проверка ограничилась выпиской из ЕГРЮЛ. Контрагент оказался однодневкой, НДС в бюджет не уплатил. Инспекция отказала в вычете 500 тыс. рублей НДС, доначислила штраф 20% и пени. Позиция слабая: нет документов о выборе контрагента, нет переписки, нет подтверждения реальности поставки помимо накладной.

Сценарий второй: средний бизнес, долгосрочный договор подряда на 40 млн рублей. Компания провела проверку через коммерческий сервис, запросила пакет документов, сохранила переписку с прорабом подрядчика, зафиксировала посещение объекта. При выездной проверке инспекция установила налоговый разрыв у субподрядчика второго звена. Суд поддержал налогоплательщика: меры осмотрительности соразмерны сделке, налогоплательщик не мог знать о нарушениях в цепочке.

Сценарий третий: крупная компания, регулярные закупки у группы поставщиков. Инспекция установила, что несколько поставщиков зарегистрированы по одному адресу, управляются одним лицом, IP-адреса при подаче отчётности совпадают с IP налогоплательщика. Это признаки подконтрольности. Статья 54.1 НК РФ применяется в полном объёме: доначисление НДС и налога на прибыль, штраф 40% как за умышленное занижение, уголовные риски для руководителя по статье 199 УК РФ при превышении порогов крупного размера.

Чтобы получить чек-лист документов для защиты при налоговой проверке по сделкам с контрагентами, направьте запрос на info@bizdroblenie.ru.

Формальный пакет без содержания. Компании собирают документы, но не анализируют их. Устав 2009 года с видами деятельности, не соответствующими предмету договора, - это не защита, это дополнительный вопрос от инспектора.

Проверка на дату регистрации, а не на дату сделки. Контрагент мог быть добросовестным при регистрации и стать проблемным к моменту исполнения договора. Проверку нужно повторять перед каждой крупной сделкой или на регулярной основе для постоянных поставщиков.

Отсутствие документирования процесса выбора. Многие недооценивают значение внутреннего регламента закупок. Если в компании нет утверждённой процедуры выбора поставщика, инспекция задаёт вопрос: по каким критериям выбирали? Ответ «по рекомендации» без документального подтверждения - слабая позиция.

Игнорирование субподрядчиков. Неочевидный риск состоит в том, что налоговый разрыв может возникнуть не у прямого контрагента, а в цепочке субподрядчиков. Верховный Суд РФ указывал: если налогоплательщик знал или должен был знать о привлечении субподрядчиков, он несёт повышенный стандарт осмотрительности.

Несоответствие масштаба проверки масштабу сделки. На практике важно учитывать принцип соразмерности: для сделки на 500 тыс. рублей достаточно базового пакета, для сделки на 50 млн рублей - углублённой проверки с анализом финансовой отчётности и личными переговорами с руководством контрагента.

Хранение документов. Срок хранения первичных документов и материалов проверки контрагентов - не менее 5 лет. Выездная проверка охватывает три предшествующих года, а при наличии оснований - и более ранние периоды. Документы, уничтоженные раньше срока, создают процессуальные проблемы.

Разовая проверка контрагента - это реакция на конкретную сделку. Система осмотрительности - это процедура, встроенная в бизнес-процессы компании.

Минимальная архитектура системы включает несколько элементов. Регламент проверки контрагентов - внутренний документ, утверждённый руководителем, с описанием обязательных шагов в зависимости от суммы и характера сделки. Матрица рисков - градация контрагентов по уровню риска с разными требованиями к объёму проверки. Ответственное лицо - конкретный сотрудник или подразделение, которое ведёт досье на контрагентов. Архив - структурированное хранение результатов проверок с датами и подписями.

Для компаний с большим числом поставщиков имеет смысл автоматизировать первичный скрининг через API-интеграцию с сервисами проверки. Это снижает трудозатраты и обеспечивает единообразие.

Отдельный вопрос - что делать, если проверка выявила тревожные признаки, но отказаться от контрагента невозможно по коммерческим причинам. В этом случае нужно зафиксировать факт выявленных рисков, получить дополнительные заверения от контрагента, усилить документирование исполнения договора и рассмотреть альтернативные структуры сделки, снижающие налоговый риск.

Сравнение подходов: работа без регламента означает, что каждый менеджер проверяет контрагента по-своему, результаты не хранятся, при проверке нечего предъявить. Работа с регламентом означает предсказуемый процесс, документированный результат и возможность доказать суду, что меры были приняты.

Достаточно ли распечатки из «Прозрачного бизнеса» для подтверждения осмотрительности?

Нет. Сервис ФНС - это один из элементов проверки, но не её полный объём. Верховный Суд РФ и арбитражные суды оценивают совокупность мер: запрос документов у контрагента, анализ его деловой репутации, наличие переписки и переговоров. Распечатка из «Прозрачного бизнеса» подтверждает лишь факт регистрации и отсутствие явных признаков недобросовестности на конкретную дату. Для крупных сделок этого недостаточно - нужен полноценный пакет документов и зафиксированный процесс выбора поставщика.

Что грозит компании, если контрагент оказался однодневкой, а проверка не проводилась?

Инспекция вправе отказать в вычете НДС и исключить расходы из базы по налогу на прибыль за весь период работы с таким контрагентом. Штраф по статье 122 НК РФ составит 20% от недоимки при отсутствии умысла или 40% при его доказанности. Дополнительно начисляются пени за каждый день просрочки. Если сумма недоимки превышает 18,75 млн рублей за три финансовых года подряд, возникают уголовные риски для руководителя по статье 199 УК РФ. Бездействие на этапе выбора контрагента обходится значительно дороже, чем затраты на проверку.

Когда лучше отказаться от контрагента, а когда - усилить документирование и работать дальше?

Отказ оправдан, если контрагент демонстрирует признаки подконтрольности: совпадение IP-адресов, общие учредители, адрес массовой регистрации, отсутствие персонала и активов при значительных оборотах. Это признаки, которые суд квалифицирует как умышленное создание схемы. Усиленное документирование оправдано, когда риски носят косвенный характер: небольшой срок работы компании, единственный учредитель-директор, скромная отчётность при реальной деятельности. В этом случае нужно получить максимум подтверждений реальности: акты выполненных работ с детализацией, фотофиксацию, переписку, рекомендации от других клиентов контрагента.

Стандарт должной осмотрительности в 2025 году - это не набор документов, а доказуемый процесс принятия решения о выборе контрагента. ФНС и суды оценивают, были ли меры соразмерны сделке и мог ли налогоплательщик при разумном поведении выявить риски. Компании, которые выстраивают систему проверки как бизнес-процесс, а не реагируют на уже начавшуюся проверку, существенно снижают налоговые и процессуальные риски.

Чтобы получить чек-лист для аудита текущей процедуры проверки контрагентов в вашей компании, направьте запрос на info@bizdroblenie.ru.

Команда bizdroblenie.ru сопровождает бизнес в спорах и проектах, связанных с налоговыми рисками по сделкам с контрагентами и применением статьи 54.1 НК РФ. Мы можем помочь с оценкой текущей процедуры осмотрительности, подготовкой возражений на акты проверок и выстраиванием защитной позиции в арбитражном суде. Чтобы получить консультацию, напишите на info@bizdroblenie.ru.